Memilih Media Presentasi

“Dalam seni yang penting bukan apanya, melainkan bagaimananya”
Alexander Solzhenitshyn, Suatu Hari dalam Kehidupan Ivan Denisovitch
Apabila Anda suka memancing, tentu tahu bedanya memancing ikan besar dan ikan kecil. Ikan laut biasanya memiliki berat lebih dari 5 kilogram. Ada kiat-kiat tersendiri untuk memancing ikan sebesar ini.

Pertama, pakailah mata kail dan senar yang sesuai dengan berat ikan tersebut. Karena apabila Saudara memakai senar untuk ikan kecil (biasanya lebih tipis), jika ditarik oleh ikan yang besar, dijamin pasti putus.
Jika Anda ingin mendapat ikan yang lebih kecil, gantilah mata kail dan senar dengan ukuran yang sesuai pula. Yang kedua, aturlah jarak pengapung dengan timah. Jika Anda ingin mendapat ikan kecil, aturlah jarak pengapung dengan timah itu agak dekat. Karena biasanya ikan kecil suka hidup di permukaan air.
Demikian sebaliknya dengan ikan yang besar. Jarak antara pengapung dengan timah diatur agak jauh, karena ikan besar lebih suka hidup di air yang dalam.
Melakukan presentasi sebenarnya mirip dengan memancing. Meskipun umpannya sama, untuk audience yang berbeda, diperlukan media yang berbeda pula.

Inilah tips yang perlu Anda perhatikan;

Pertama, preferensi dari audience. Perhatikanlah keinginan audience. Ada beberapa audience yang ingin melihat presentasi hanya lewat infokus. Misalnya Bos besar Anda. Ada juga yang ingin mempunyai handouts, bahkan ada yang ingin menanyakan sampai ke hal-hal yang paling detail.

Kedua, tujuan presentasi. Jika berharap ada banyak diskusi, hindarilah pemakaian 35mm slide yang terlalu banyak. Ruangan yang gelap akan menciptakan suasana “Saya Berbicara, Anda Mendengar”. Audience seolah-olah anak SD tahun 70-80-an-,”Duduk, Diam, Dengar”. Jadi, perhatikanlah fasilitas seperti ini. Jika kurang tepat pemakaiannya, bisa jadi runyam.

Ketiga, tersedianya alat-alat yang diperlukan. Jika memakai fasilitas overhead, pastikan ruangan presentasi tersedia proyektor. Jika memakai 35 mm slide, pastikan adanya dim light atau bisa juga pakai proyektor. Jika presentasi akan memakai powerpoint, pastikanlah tersedia infokus. Jika sudah, cek sekali lagi 15 menit sebelum presentasi dimulai.

Keempat, jumlah audience. Pakailah handouts, jika jumlah audience Saudara sekitar 3 sampai 5 orang. Jika di bawah 20 orang pakailah flipchart. Jika audience Saudara mencapai ratusan orang, pakailah overhead atau 35 mm slide atau yang lebih modern pakailah powerpoint yang sudah dihubungkan ke infokus (lengkapnya, lihat pada tips Jumlah Audience).

Pemakaian ini bukanlah harga mati, artinya bisa saja Saudara melakukan presentasi dihadapan 3-5 orang dengan memakai infokus. Atau mem-fotocopy handouts Saudara untuk seluruh audience yang hadir. Saran saya, kombinasi adalah paling bagus.

Persiapkanlah handouts dan powerpoint Saudara sekaligus. Selain audience akan memperoleh hasil yang paling maksimal, juga apabila tiba-tiba komputer Saudara hang, Saudara masih punya overhead.

Oleh: Rhenald Kasali

Read More

Tips Sukses Presentasi Dengan Strategi Matang

1. Tujuan. Sebelum mempersiapkan baan, Anda harus mengerti dulu tujuan Anda presentasi. Tentunya Anda tidak mau kan, presentasi yang seharusnya bertujuan meyakinkan rekan kerja atau atasan malah terlihat seperti presentsi ilmiah dosen di kampus. Presentasi dapat dibagi menjadi 4 kategoti berdasarkan tujuannya: 1) Persuassive. Meyakinkan, manarik minat dean beusaha mendapatkan kepercayaan peserta. Contohnya adalah presentasi yang dilakukan sales atau agen asuransi agar produkya dibeli dan laku. Tips : Disini Anda harus tampil meyakinkan dan Anda harus bisa menjawab semua pertanyaan yang diajukan audien; 2) Explanation. Presentasi ini bertujuan memberikan gambaran, meningkatkan pemahaman, serta menjelaskan hal-hal tertentu. Contohnya, presentasi dosen kepada mahasiswanya. Tips : perhatikan poin-poinyang akan disampaikan; 3) Instructional. Penekan presentasi ini adalah pada bagaimana melakukan sesuatu. Jenis presentasi ini biasanya memerlukan keterlibatan audien lebih banyak. Tips : Jika memungkinkan, materi harus dibuat sesimpel mungkin agar mudah dimengerti; 4) Report. Memberikan informasi atau data tertentu. Tips : Presentasinya bersifat spesifik, menyajikan fakta-fakta dan langsung pada pokok masalah.

2. Karakter Audien. Presentasi ke rekan satu divisi tentu tidak bisa disamakan dengan presentasi kepada klien. Peserta presentasi alias audien yang berbeda menuntut gaya presentasi yang berbeda pula. Karena itu, wajib hukumnya untu mencari tahu seperti apa karakter calon audien tersebut. Tips : telitilah apa saja yang menjadi minat dan keyakinan mereka. Jika peserta presentasi terdiri atas orang-orang kreatif di bidang periklanan misalnya, tentunya mereka tidak tertarik pada presentasi yang bersifat serius. Sebaliknya, jika peserta presentasi terdiri atas para profesional yang memiliki jabatan tinggi, presentasi formal tentu lebih cocok.

3. Menguasai Materi. Sesibuk apapun sebelum presentasi Anda lakukan, sempatkan diri untuk mempelajari dan membaca materi yang ingin dipresentasikan. Tips : Buatlah daftar konsep mengenai apa saja yang akan disampaikan, lalu kembangkan poin-poin percakapan yang mendukung konsep tersebut. Beri penekanan pada isi yang Anda anggap penting. Misalnya dengan mengatakan, “Temuan paling penting dalam penelitian ini adalah A,B,C” diikuti dengan penjelasan bagian yang dimaksud. Cara lain adalah dengan berualang kali memperlihatkan data yang penting, agar audien memberikan perhatian lebih sehingga presentasi yang disampaikan dapat tersampaikan dengan baik.

4. Anti Mengantuk. Banyak presentasi yang sebenarnya memiliki materi menarik, tetapi sayang, cara penyampaiannya membuat audien malas mengikuti. Misalnya, penyampaian presentasi yang seperti membaca teks dan tidak ada eye-contact. Selain membosankan presentasi seperti ini membuat audien ‘mengantuk’. Agar presentasi lebih efektif, menarik dan dapat menarik perhatian audie, gunakan Tips : 1) The Sooner, The Better. Audien ingin selalu terlibat, tidak hanya duduk diam dan mendengarkan. dia awal presentasi, setidaknya Anda punya waktu 30-90 detik nutnuk menarik perhatian audien. Misalnya, dengan bertanya ke satu-per-satu audien, melempar lelucon-lelucon segar yang tidak basi; 2) Berbaur. Hindari berbicara sambil bersembunyi di balik podium atau berdiri terlalu lam di satu tempat. Jika pesertanya lebih dari 20 orang, sesekali berjalanlah dan berbaur di antara mereka sambil berbicara. Tindakan ini akan membuat mereka memperhatikan Anda. Saat berjalan, jangan terburu-buru; 3) Latihan Vokal. Presentasi perlu latihan. Coba variasikan nada, volume, maupun kecepatan berbicara Anda. Sampaikan presentasi dengan suara lantang, namun tetap terkontrol, artiulasi bersih, serta terdengar jelas dan alami. Dengan intonasi berbicara yang enak, audien juga tidak akan keberatan ‘meminjamkan’ telinganya untuk mendengarkan Anda.

tipsanda.com/

Read More

4 Tips Presentasi

Tips-Tips Presentasi ini saya dapatkan dari file lama di flashdisk yang entah dikopi dari siapa. Ini adalah 4 topik untuk sukses presentasi yang disarikan (entah oleh siapa) dari seorang ahli, yang juga saya kagumi, Rhenald Kasali.

Setelah membaca isinya, saya kira tulisan ini wajib dishare untuk kepentingan umat. Semoga bermanfaat.

MENGEMBANGKAN TOPIK

Banyak orang yang menduga bahwa dirinya punya kemampuan yang sama dengan seorang presenter yang sedang melakukan presentasi. Mereka menduga dengan mengenal topiknya mereka bisa melakukan presentasi. Dugaan ini tentu saja keliru, sebab banyak orang yang cuma “merasa” mampu, bukan sesungguhnya mampu. Sebagian besar orang itu hanya berhenti di judul saja karena tak mampu mengembangkan topik itu dengan baik. Kalau disuruh bicara bisa jadi kalimatnya akan habis dalam lima menit, lalu melantur.
Supaya dapat melakukan presentasi dengan baik dan focus saudara tentu harus mengembangkan topik itu sebaik mungkin. Bagaimanakah caranya?
Pertama, perkayalah topik saudara dengan bacaan. Tanpa literature yang baik, topik saudara akan terasa miskin, atau mungkin tak memberi hal baru bagi orang lain.
Kedua, perkayalah topik saudara dengan hal yang sebenarnya sedang terjadi dalam dunia riil. Seorang presenter terkenal biasanya sudah dengan sendirinya didatangi oleh informasi, sedangkan seorang pemula harus mengumpulkannya sendiri. Saudara harus bertanya ke sana ke mari, untuk meyakinkan betul bahwa apa yang dikatakan literature sejalan dengan dunia riil.
Ketiga, latihlah otak berpikir dengan melakukan latihan presentasi di kalangan terbatas. Biasanya pada saat saudara berbicara, berkembang pemikiran-pemikiran baru yang muncul secara tiba-tiba. Catatlah baik-baik, lalu kembangkan perlahan-lahan. Pada prinsipnya, kalau sebuah topik dikembangkan, otak saudara akan mengajak saudara lebih jauh. Mekanisme activated spreading dalam otak kita memungkinkan kita mengaitkan satu kategori dengan kategori lainnya.
Keempat, pangkas bagian-bagian yang dirasakan membuat saudara tidak focus, menimbulkan keragu-raguan, atau membuat waktu presentasi tidak cukup.
Kelima, tulislah dalam bentuk kerangka berpikir sebelum materi disajikan. Saya akan mengajak pembaca menggunakan kerangka berpikir (logical structure) untuk mengembangkan topik ini pada presentasi selanjutnya.

MEMBANGUN LOGICAL STRUCTURE

Salah satu cara mengembangkan topik adalah dengan menggunakan logical structure. Logical structure pada dasarnya adalah sebuah alat bantu untuk menguraikan benang-benang kusut ke dalam sebuah diagram yang kita sebut logical tree. Bentuknya semacam outline. Dengan demikian ia adalah sebuah rencana (bukan a final product),sehingga sifatnya sangat terbuka untuk mengalami penyesuaian-penyesuaian atau perubahan-perubahan.
Alat ini sangat bermanfaat untuk mengarahkan jalan berpikirnya audience sehingga dari awal mereka sudah tahu kemana arah presentasi. Selain itu, struktur ini juga berguna untuk bekerja dalam team, atau bagi mereka yang belum terbiasa (terlatih) mengembangkan topik. Dengan memiliki suatu logical tree, para anggota team tinggal memilih subtopik mana yang menjadi tanggungjawabnya, dan kemana arah presentasi ini akan ditujukan.
Kalau struktur ini sudah digambarkan, dan segalanya sudah dipetakan, maka tak ada alasan bagi saudara untuk tidak memulainya sama sekali. Outline ini adalah sebuah rencana, dan rencana akan jadi kenyataan kalau saudara segera memulainya.
Logikanya, struktur ini akan mendorong saudara membuat suatu point, lalu mencari penjelasannya (dukungan-dukungannya) sampai tuntas. Intinya terdiri dari headings, subheadings dan supporting details.
Darimana saudara harus memulainya?
Logical tree ini harus dimulai dengan apa yang kita sebut sebagai main points, yaitu hal-hal pokok yang harus diberi jawabannya. Tentu saja main points harus dibatasi. Jangan terlalu ambisius dengan bernafsu memberikan seluruh penjelasan, seluas-luasnya. Ingatlah manusia punya kemampuan yang terbatas dalam mengolah informasi. Lagian pula, manusia akan mengalami fatigue (keletihan) bila dipaksa menerima banyak hal sekaligus. Jadi saudara harus memotongnya, memfokuskan pada hal-hal yang paling penting saja dan saling berhubungan. Jika saudara harus menyajikan banyak hal, mungkin saudara harus berani meminta izin membagi presentasi itu ke dalam beberapa presentasi dengan topik yang berbeda.
Main points yang dipilih haruslah menjawab pertanyaan yang kira-kira akan diajukan audience (misalnya pengambil keputusan). Holcombe dan Stein yang menulis buku Presentations for Decision Making mengungkapkan sebagai berikut:
- Kalau main point-nya adalah rekomendasi atau suatu konklusi, maka pertanyaannya adalah “why” dan jawabannya adalah a series of reasons.
- Kalau main point-nya adalah prosedur, maka pertanyaannya adalah “how”, dan tentu saja jawabannya adalah a series of steps.
- Kalau main point-nya adalah suatu deskripsi terhadap suatu analisis, maka pertanyaannya adalah “what” dan jawabannya adalahparts of the whole.
Cobalah menerapkan pertanyaan di atas, dan Insya Allah saudara akan dibantu berpikir. Dengan mengajukan pertanyaan “why” misalnya, saudara mungkin akan merenung, berpikir, lalu sampailah pada jawaban-jawaban yang menyenangkan dan memuaskan. Silahkan mencoba.
VISUAL
“If a picture paints a thousand words…”
Dikutip dari lagu “If” oleh “Bread”
Saya yakin banyak pembaca yang suka dengan syair lagu di atas. Sebuah lagu yang me-retrieve ingatan kita ke masa lalu. Lagian pula, sebuah syair yang indah, yang mengingatkan kita betapa sebuah lukisan sanggup menguraikan seribu makna. Nah, apa kaitannya dengan tips kita kali ini?
Kalau kita memperhatikan anak-anak, mereka suka sekali dengan buku bacaan yang banyak gambarnya. Tintin, Asterix, Lucky Luke, Dragon Ball, Doraemon, Conan, dan Mulan adalah contoh dari sekian banyak buku anak-anak lainnya. Mereka bisa tertawa terkekeh, tersenyum atau merasa gregetan hanya dengan melihat gambar kartun ini. Tanpa membaca isinya, mereka bisa menangkap pesan dari gambar tersebut.
Audience itu mirip dengan anak-anak. Presentasi Saudara akan mudah dipahami audience jika Saudara menyertakan alat bantu visual. Apalagi jika Saudara akan mempresentasikan data-data numerikal, maka Saudara harus mempersiapkan grafik, bagan atau tabel. Dengan alat bantu ini, presentasi Saudara akan jauh lebih efektif dibandingkan jika Saudara mengatakannya secara lisan. Dan, jangan lupa, alat bantu ini juga merupakan bukti akan pernyataan-pernyataan Saudara.
Lebih dari itu, penyajian visual ini tidak hanya sekadar grafik dan tabel saja. Sekarang, dengan menggunakan software tertentu-misalnya powerpoint-kita bisa menggabungkan suara, foto, clip art, animasi dan video cameradalam satu file presentasi. Kita juga bisa menghubungkan antar text, antar file dalam satu presentasi. Kemampuan mengolah program ini, akan membuat citra presentasi Saudara bertambah. Paling tidak, Saudara telah memberikan kesan pertama kepada audience bahwa Saudara siap melakukan presentasi.

Ambil contoh, jika Saudara akan mempresentasikan sebuah situs e-commerce yang Saudara miliki kepada salah satu perusahaan venture capitalist. Saudara mengatakan bahwa situs Saudara ini sudah masuk ke dalam top ten ranking Altavista, salah satu search engine yang sangat terkenal di dunia internet. Situs e-commerce ini juga dikunjungi ratusan ribu orang per-hari. Nah, dalam presentasi seperti ini, Saudara harus menampilkan situs e-commerce dan juga situs Altavista dalam presentasi Saudara. Jangan lupa, tampilkanlah situs Altavista ini yang sedang memuat ranking situs e-commerce Saudara. Hal ini akan menambah keyakinan audience kepada Saudara.

Namun demikian, perlu diingat bahwa visual hanyalah sekadar alat bantu. Selain itu, Saudara tetap harus menceritakan visual ini dengan kata-kata yang mudah dimengerti.

Menurut Holchombe dan Stein (1990), daya tarik suatu presentasi dapat ditingkatkan melalui;
Pertama, pilihlah media yang cocok dengan jumlah audience.
Kedua, berilah desain yang bisa menambah citra dan daya tarik pada presentasi Saudara.
Ketiga, sesuaikanlah gambar ini dengan data yang ada.
Saudara, pada tips selanjutnya, kita akan membahas langkah-langkah di atas secara lebih mendalam.

MEMILIH MEDIA
“Dalam seni yang penting bukan apanya, melainkan bagaimananya”
Alexander Solzhenitshyn, Suatu Hari dalam Kehidupan Ivan Denisovitch
Apabila suka memancing, tentu tahu bedanya memancing ikan besar dan ikan kecil. Ikan laut biasanya memiliki berat lebih dari 5 kilogram. Ada kiat-kiat tersendiri untuk memancing ikan sebesar ini. Pertama, pakailah mata kail dan senar yang sesuai dengan berat ikan tersebut. Karena apabila Saudara memakai senar untuk ikan kecil (biasanya lebih tipis), jika ditarik oleh ikan yang besar, dijamin pasti putus. Jika Saudara ingin mendapat ikan yang lebih kecil, gantilah mata kail dan senar dengan ukuran yang sesuai pula. Yang kedua, aturlah jarak pengapung dengan timah. Jika Saudara ingin mendapat ikan kecil, aturlah jarak pengapung dengan timah itu agak dekat. Karena biasanya ikan kecil suka hidup di permukaan air. Demikian sebaliknya dengan ikan yang besar. Jarak antara pengapung dengan timah diatur agak jauh, karena ikan besar lebih suka hidup di air yang dalam.
Melakukan presentasi sebenarnya mirip dengan memancing. Meskipun umpannya sama, untuk audience yang berbeda, diperlukan media yang berbeda pula. Inilah tips yang perlu Saudara perhatikan;
Pertama, preferensi dari audience. Perhatikanlah keinginan audience. Ada beberapa audience yang ingin melihat presentasi hanya lewat infokus. Misalnya Bos besar Anda. Ada juga yang ingin mempunyai handouts, bahkan ada yang ingin menanyakan sampai ke hal-hal yang paling detail.
Kedua, tujuan presentasi. Jika berharap ada banyak diskusi, hindarilah pemakaian 35mm slide yang terlalu banyak. Ruangan yang gelap akan menciptakan suasana “Saya Berbicara, Anda Mendengar”. Audience seolah-olah anak SD tahun 70-80-an-,“Duduk, Diam, Dengar”. Jadi, perhatikanlah fasilitas seperti ini. Jika kurang tepat pemakaiannya, bisa jadi runyam.
Ketiga, tersedianya alat-alat yang diperlukan. Jika memakai fasilitas overhead, pastikan ruangan presentasi tersedia proyektor. Jika memakai 35 mm slide, pastikan adanya dim light atau bisa juga pakai proyektor. Jika presentasi akan memakai powerpoint, pastikanlah tersedia infokus. Jika sudah, cek sekali lagi 15 menit sebelum presentasi dimulai.
Keempat, jumlah audience. Pakailah handouts, jika jumlah audience Saudara sekitar 3 sampai 5 orang. Jika di bawah 20 orang pakailah flipchart. Jika audience Saudara mencapai ratusan orang, pakailah overhead atau 35 mm slide atau yang lebih modern pakailah powerpoint yang sudah dihubungkan ke infokus (lengkapnya, lihat pada tips Jumlah Audience).
Pemakaian ini bukanlah harga mati, artinya bisa saja Saudara melakukan presentasi dihadapan 3-5 orang dengan memakai infokus. Atau mem-fotocopy handouts Saudara untuk seluruh audience yang hadir. Saran saya, kombinasi adalah paling bagus. Persiapkanlah handouts dan powerpoint Saudara sekaligus. Selain audience akan memperoleh hasil yang paling maksimal, juga apabila tiba-tiba komputer Saudara hang, Saudara masih punya overhead.

Read More

Tips Menangani Grogi Saat Memulai Presentasi

Perasaan “nervous” atau grogi di saat memulai presentasi adalah hal yang hampir pasti dialami oleh semua orang. Bahkan seseorang yang telah berpengalaman berbicara di depan umum pun tidak terlepas dari perasaan grogi atau “demam panggung” ini. Ada pakar yang mengatakan bahwa perasaan grogi ini muncul karena melemahnya rasa percaya diri pada seseorang. Namun, seorang yang sangat berkuasa pun, misal presiden direktur yang berbicara pada bawahannya, masih juga terjangkit grogi. Ada juga anjuran agar anda mempersiapkan diri sebaik-baiknya sebelum menyajikan presentasi, namun toh perasaan grogi itu tetap muncul. Ini berarti grogi atau nervous bukanlah hal yang bisa dihindari begitu saja. Malahan bila perlu ditangani agar memberi nilai tambah dalam presentasi anda. Baiklah, anda kini sedang menunggu giliran untuk menyampaikan presentasi. Anda telah mempersiapkan segalanya. Namun, anda tetap saja grogi, nervous, gugup dan lain sebagainya. Berikut adalah tips untuk menangani rasa grogi itu.

1. Pahami bahwa perasaan grogi adalah energi positif
Apa yang anda rasakan saat grogi? Dada berdebar-debar, keringat dingin mengucur, bibir bergetar, dan darah seolah mengalir lebih cepat. Pahami bahwa semua itu adalah sebuah dorongan energi yang meluap dari dalam diri anda. Tidak ada yang salah pada energi itu. Ia perlu disalurkan secara positif. Ia semestinya menjadi bahan bakar yang mendorong presentasi anda lebih baik. Anda bisa menggunakan energi itu untuk memantapkan penampilan anda.

2. Bersikaplah nothing to loose.
Keinginan kita untuk bersikap sebaik-baiknya mendorong munculnya perasaan grogi. Secara negatif, pikiran kita biasanya terbebani oleh ketakutan untuk membuat kesalahan, kekhawatiran akan gagal, kecemasan bila melakukan kekonyolan, dan berbagai bayangan-bayangan negatif lainnya. Sebelum anda bisa menggunakan energi grogi itu secara positif, maka terlebih dahulu anda harus menetralisir emosi-emosi negatif tersebut. Bersikaplah “nothing to loose”; tak sesuatu yang patut kita takutkan. Bila toh kita gagal, maka tidak sesuatu yang harus menjadikan kita begitu kehilangan.

3. Tenangkan diri anda.
Sementara anda menunggu giliran, atur nafas anda. Tarik nafas dalam-dalam, keluarkan lambat-lambat. Keluarkan energi yang meletup-letup dalam dada anda melalui hembusan nafas yang teratur. Tenangkan pikiran dan emosi anda. Bila perlu pejamkan mata. Kumpulkan energi itu sebaik-baiknya. Jangan biarkan mengganggu ketenangan jiwa anda.

4. Kerahkan energi anda.
Kerahkan energi anda. Lepaskan energi itu dari “kekangannya”. Bila para audiens memberi appalus pada pembicara sebelum anda, maka kerahkan energi anda dengan memberikan applaus yang tak kalah meriah. Berdirilah dengan sigap. Berjalanlah dengan tegap dan mantap. Bila perlu hembuskan nafas lepas sambil berteriak kecil, “yes”. Atau turut bertepuk tangan menyambut applaus dari audiens. Lakukan apa-apanya dengan sikap tegas. Biarkan energi itu mengalir dalam gerakan anda.

5. Berbicaralah dengan keras dan lantang.
Bila anda berbicara lambat, maka bibir anda akan semakin gemetar, suara anda pun bergetar. Salurkan rasa grogi anda melalui suara anda yang keras dan lantang.
Suara keras anda bukan hanya dapat mengatasi kecemasan, namun juga sarana menyalurkan energi tersebut. Ada baiknya anda menghafal teks pertama anda namun tetap bersikap wajar.

6. Diam.
Anda dapat menyalurkan ketegangan dalam diri anda pada para audiens, yaitu dengan memulai presentasi anda dengan diam beberapa detik. Biarkan ketegangan anda terserap dan jadi ketegangan audiens. Bila anda merasa ketegangan di audiens sudah cukup meninggi, mulailah presentasi anda dengan sebuah pembukaan yang kuat, tajam dan lantang.

7. Lontarkan humor yang wajar.
Lenturkan kegugupan anda dengan sebuah humor yang wajar. Anda memang perlumerencanakannya dengan baik, namun jangan sampai kehilangan spontanitas.Dan, humor terbaik yang tidak akan melukai perasaan siapa pun adalah humor tentang diri anda.

Sumber: www.smu-net.com dalam www.rajaraja.com

Read More

Bagaimana memberikan presentasi yang menarik dan efektif ?

Presentasi merupakan satu bagian tak terpisahkan dari kegiatan kita sebagai peneliti. Dengan presentasi, kita berusaha mengkomunikasikan ide kita secara langsung kepada pendengar yang berarti juga pada komunitas ilmiah (thought collective).

Beberapa kali saya melihat di gakkai, banyak peneliti yang sebenarnya materinya sangat menarik, tapi cara mempresentasikan idenya membuat orang malas mengikuti. Ada yang presentasi sambil membaca teks, ada yang terlalu banyak memakai animasi power point yang tidak perlu (huruf loncat-loncat, bendera berkibar-kibar), ada juga yang presentasi seperti membaca hafalan tanpa sekalipun eye-contact dengan pendengar. Sebaliknya, ada juga presentasi yang disajikan amat menarik, efektif, mampu berkomunikasi dengan audience, kadang diselingi humor, sehingga mampu meraih perhatian pendengarnya.

Cara yang mudah untuk menilai presentasi kita adalah dari pertanyaan yang diajukan. Presentasi yang menarik, akan memancing banyaknya pertanyaan dan komentar dari pendengar, walau komentar yang bersifat kontra/serangan balik sekalipun. Sebaliknya, kalau tidak ada pertanyaan sama sekali dari pendengar, berarti presentasi kita gagal, penelitian kita tidak menarik, atau membosankan (pendengar mungkin ingin agar sesi kita cepat selesai untuk beralih ke pembicara berikutnya).

Saat masih kuliah dulu, saya kurang memikirkan pentingnya mempelajari teknik presentasi agar ide kita bisa terkomunikasikan kepada thought-collective. Minggu yll. professor di lab. saya (Prof. Hasegawa) menyampaikan rangkuman beliau ttg. tips-tips dalam presentasi penelitian. Rangkuman tsb. bersumber dari artikel di Bio Nikkei business bulan November 2001, dan dimodifikasi berdasarkan pengalaman beliau sebagai peneliti di bidang medical imaging.

7 tips agar anda sukses dalam presentasi

Point 1 : Untuk meyakinkan pendengar, jangan memilih cara inkonvensional (tidak lazim), tapi sampaikan presentasi yang “berisi” agar bisa difahami oleh pendengar.

Hal yang sangat penting dalam memberikan presentasi, adalah kemampuan persuasi dari materi yang disajikan. Hindarkanlah memakai trik atau cara inkonvensional yang kurang perlu, agar tidak mengurangi reliability dari materi yang disampaikan. Jika pendengar presentasi anda terdiri dari para ekspert, presentasi yang bersifat “menyerang”, “straight”, “smash” lebih efektif. Sebalikya, jika cara presentasi anda terlalu bertele-tele, berakibat menurunnya konsentrasi ekspert pendengar yang berusaha memahami penelitian anda. Untuk meningkatkan reliability, tidak ada jalan lain kecuali meningkatkan mutu dari materi yang dipresentasikan. Untuk itu, sebelum melakukan presentasi, diperlukan kerja keras untuk memilih, merangkai materi yang akan disajikan.

Salah satu cara yang sering ditempuh, adalah memberikan penekanan pada isi yang dianggap penting. Misalnya mengatakan “Temuan yang paling penting dalam penelitian ini adalah ….”, selanjutnya diikuti dengan penjelasan bagian yang dimaksud. Cara lain misalnya dengan beberapa kali memperlihatkan data yang penting, agar pendengar memberikan perhatian lebih terhadap data tsb. Dengan cara tersebut, ide anda dapat tersampaikan secara efektif pada pendengar.

Point 2 : Faktor penting dalam presentasi adalah keseluruhan ide yang disampaikan harus dapat difahami oleh pendengar

Dalam presentasi, sangat penting bahwa ide yang disampaikan dapat difahami secara keseluruhan oleh pendengar. Untuk itu, saat menyiapkan slide, pada bagian awal jelaskan item-item apa saja yang akan dibahas. Selanjutnya jelaskan secara detail masing-masing item tersebut. Hal yang sama dilakukan juga saat menjelaskan tiap item/sub bahasan. Pertama-tama jelaskan secara singkat hal apa saja yang akan dibahas, baru diikuti dengan penjelasan detail masing masing sub bahasan.

Misalnya anda ingin menjelaskan karakteristik metode yang anda teliti. Pertama-tama jelaskan ada berapakah karakteristik dari metode tsb. Setelah itu, diikuti dengan menjelaskan masing-masing karakteristik tersebut secara berurutan dan terstruktur.

Jika anda menjelaskan hasil eksperimen, pertama-tama jelaskan bagian terpenting dari hasil tersebut dengan kalimat yang sederhana dan mudah ditangkap. Baru kemudian siapkan slide yang menjelaskan secara detail karakteristik hasil yang diperoleh.

Dengan membuat slide terstruktur seperti ini, saat anda menyampaikan presentasi, ide keseluruhan/outline dengan sendirinya akan dijelaskan pada awal dari slide presentasi. Misalnya “Pada metode ini ada tiga karakteristik yang penting. Ketiga hal tsb. masing-masing A, B dan C. Penjelasan selengkapnya dari ketiga karakteristik tersebut adalah sebagai berikut. …… “.

Point 3 : Pada akhir presentasi, sangat dianjurkan untuk mengulas kembali point-point penting yang dipresentasikan

Pada slide terakhir, sangat dianjurkan untuk mengulas kembali bagian-bagian penting yang perlu “digarisbawahi”. Anda dapat mengawalinya dengan kalimat sbb. “Demikian telah kami jelaskan penelitian mengenai W. Sebelum menutup presentasi ini, kami ingin mengulang kembali beberapa hal dan temuan penting dalam penelitian ini”. Untuk menjelaskan per point, anda dapat memakai kalimat misalnya sbb. “Pada studi ini, ada tiga temuan penting, yaitu X, Y dan Z.” Diikuti dengan menjelaskan masing-masing X, Y dan Z. Pemakaian kata “tiga” pada kalimat di atas, yang menunjukkan “banyaknya point” akan sangat membantu pendengar untuk memahami dan mengingat hal-hal yang akan disampaikan.

Dalam penyampaian tsb., anda perlu memikirkan cara pengungkapan yang paling jitu, dan paling berkesan (chikara wo ireta hanashi-kata), akan tetapi tidak jangan sampai terkesan tergesa-gesa. Fikirkan dengan sebaik-baiknya point-point penting mana yang akan anda sampaikan.
- Misalnya tujuan presentasi tsb. adalah menjelaskan suatu metode, maka point
yang penting untuk diulang adalah segi : keunggulan dan originality.
- Misalnya anda ingin menyampaikan hasil yang menarik dari suatu eksperimen,
maka anda dapat mengulang angka-angka yang mendukung hasil akhir
eksperimen tsb. seperti misalnya recognition rate, error-rate.

Yang manapun yang akan anda sampaikan, anda harus membuat alur cerita yang logis, dengan menyampaikan data yang dapat meyakinkan pendengar. Data seperti ini janganlah ditampilkan secara tiba-tiba pada slide yang terakhir, melainkan harus disampaikan pada tengah alur presentasi.

Penyampaian pada slide terakhir harus bersifat hanya sebagai ulangan. Kalau pada slide terakhir tersebut anda justru menampilkan hasil eksperimen yang sama sekali baru dan belum pernah diperkenalkan pada slide sebelumnya, justru akan berakibat membingungkan pendengar dalam menangkap bagian penting presentasi anda.

Point 4 : Pemakaian demonstrasi eksperimen merupakan hal yang menarik. Siapkan beberapa alternatif yang akan didemonstrasikan pada pendengar.

Catatan : tulisan ini dibuat untuk Hasegawa Laboratory, yang salah satu penelitiannya adalah virtual reality (VR). Jadi yang dimaksud “demonstrasi” di sini adalah memperlihatkan cara kerja software yang telah dibuat tentang tema-tema VR, simulasi virtual endoscopy, dsb. Bisa juga demonstrasi dalam bentuk peragaan alat yang telah dibuat dsb.

Anda dianjurkan agar dalam presentasi (di tengah atau akhir) dapat menyajikan demonstrasi software atau menunjukkan cara kerja alat yang telah dibuat. Demonstrasi yang memakai animasi, moving picture, akan memberikan sentuhan tersendiri yang efektif bagi peningkatan kualitas presentasi. Hal ini akan membuat pendengar lebih yakin atas hasil eksperimen yang telah anda jelaskan.

Jika tujuan presentasi adalah untuk memberikan impresi pada metode, pada bagian demonstrasi, tunjukkan contoh hasil yang memberikan impact kuat atas hasil eksperimen. Jangan lupa, sebelumnya anda perlu jelaskan secara lisan kepada pendengar, bahwa anda akan memperlihatkan sebuah demonstrasi. Hal ini penting karena akan membuat perhatian pendengar terfokus pada demo yang akan anda perlihatkan.

Biasanya cukup 1 jenis demonstrasi saja yang diperlihatkan. Akan tetapi, untuk mengantisipasi terjadinya kegagalan, sebaiknya disiapkan beberapa jenis demonstrasi yang memiliki karakteristik berlainan, sekitar 2 sampai 4. Dengan demikian anda memiliki kesempatan memilih jenis demonstrasi mana yang akan anda sampaikan dengan memperhatikan reaksi pendengar, dan juga ada cadangan sekiranya salah satu dari demonstrasi tersebut gagal. Jika anda masih punya cukup waktu, tentu saja anda dapat memperlihatkan semua demonstrasi yang telah disiapkan.

Agar anda tidak lupa timing untuk memperlihatkan demonstrasi tersebut, bisa juga disiapkan 1 slide dengan tulisan sederhana “video”, sekedar untuk mengingatkan anda bahwa saat tsb. waktunya untuk menampilkan video (atau demonstrasi software) kepada pendengar.

Point 5: Perhatikan pengaturan waktu/scheduling dalam menyampaikan presentasi. Jika presentasi terasa berjalan lambat, anda perlu untuk meringkas materi yang disajikan.

Biasanya waktu untuk presentasi dibatasi, sehingga untuk menyampaikan materi penelitian, anda perlu memperhatikan pembagian waktu untuk tiap slide. Terutama sekali presentasi di seminar, conference maupun interview pekerjaan, bila presentasi anda melewati batas waktu yang ditetapkan akan berakibat kurang baik pada penilaian.

Jadi, rancanglah pembagian waktu untuk tiap hal yang akan disampaikan. Jika presentasi ternyata berjalan terlambat dari semestinya, ringkaslah bagian-bagian yang dapat diringkas, sehingga presentasi dapat berakhir sesuai pada waktu yang direncanakan. Untuk hal ini, saat anda membuat persiapan presentasi, urutkan prioritas hal yang tertulis pada slide, sedemikian hingga bagian atas pada suatu slide berisi hal yagn paling penting, semakin ke bawah prioritasnya lebih rendah daripada yang di atas. Hal ini akan membantu anda saat harus melewati bagian-bagian yang tidak penting, yaitu yang berada di bagian bawah, agar presentasi selesai tepat waktu.

Hal penting yang tidak boleh dilupakan adalah anda harus memperhitungkan terlebih dahulu, waktu untuk memperlihatkan demonstrasi dan waktu untuk tanya jawab.

t = total waktu yang diberikan pada anda
- waktu untuk tanya jawab
- waktu untuk demonstrasi

Hasil pengurangan tsb. adalah t, yaitu sisa waktu yang anda pergunakan untuk menyiapkan slide presentasi. Dari slide presentasi tsb. anda bagi ke dalam beberapa blok, dan alokasikan waktu t tersebut ke dalam tiap blok. Jika anda tidak dapat memperkirakan jatah waktu tiap blok, maka cobalah untuk presentasi sambil mengukur waktu untuk tiap blok. Dengan demikian anda akan dapat memperkirakan, berapa waktu yang diperlukan untuk masing-masing blok, dan seterusnya aturlah sebagaimana dijelaskan di atas.

Selanjutnya, jika hal di atas terjadi dan anda harus men-skip slide, sampaikan pada audience, misalnya “Karena keterbatasan waktu, rencana presentasi ini
sedikit saya ubah….”. (少し予定を変更して…). Hal ini memberikan kesan yang jauh lebih baik daripada anda diam saja saat melewati topik-topik tertentu dalam pembicaraan.

Point 6: Perlunya berlatih presentasi di depan teman/kolega

Jika seseorang belum terbiasa melakukan presentasi, dan tiba-tiba diharuskan memberikan presentasi pada seminar atau forum resmi, seringkali ybs. gagal dikarenakan kata-kata macet di tengah-tengah, atau penjelasan yang diberikan ternyata salah. Jika penampilan anda seperti ini, bagaimana pun bagusnya materi yang akan disajikan, kegagalan tsb. akan membuat pihak pendengar presentasi anda menjadi kurang percaya dan sulit untuk menerima argumen anda.

Untuk menghindari kegagalan ini, tidak ada jalan lain kecuali berlatih presentasi berulang kali. Ajaklah teman anda di lab. sebagai sparring partner. Mintalah agar dia bersedia menjadi pendengar, dan berlatihlah seolah-olah anda berada pada situasi formal yang sebenarnya. Sebaiknya teman yang dipilih adalah orang yang terbiasa melakukan presentasi. Dengan demikian, dia cukup berpengalaman untuk dapat melihat sisi-sisi lemah yang perlu dikoreksi, maupun memberikan masukan bagi presentasi anda.

Lakukan latihan ini berulang-ulang sampai teman anda tidak dapat menemukan kelemahannya. Jika anda belum terbiasa melakukan presentasi, sekurang-kurangnya anda harus berlatih tiga kali. Perbaikilah slide anda jika ada kritikan terhadap urutan slide maupun kekuranglengkapan lay out presentasi. Usahakan agar anda dapat merekam latihan presentasi tsb., agar anda dapat meneliti kembali hal-hal mana yang perlu dikoreksi. Karena latihan seperti ini karena makan waktu beberapa hari, maka sebaiknya anda mulai berlatih sejak 3 minggu sebelum hari-H.

Salah satu manfaat berlatih presentasi di depan orang ini adalah meningkatkan rasa keberanian dan percaya diri anda. Tidak ada obat untuk menumbuhkan keberanian dan rasa percaya diri selain membiasakan diri berbicara dan berpendapat di depan umum.

Point 7 : Cek lah projector sebelum melakukan presentasi

Tidak ada artinya jerih payah anda menyiapkan slide atau demo software, jika anda tidak dapat mempresentasikannya pada hari H. Jangan sampai presentasi anda gagal hanya gara-gara alat tidak dapat bekerja dengan baik. Untuk menghindari kegagalan semacam ini, sebelum presentasi, periksalah apakah alat-alat tersebut dapat bekerja sebagaimana yang diharapkan.

Jika untuk presentasi tersebut, anda harus meminjam projector, periksalah spesifikasi dan cara instalasinya. Selanjutnya, datanglah lebih awal daripada jadwal presentasi, dan periksalah sekali lagi apakah alat tersebut bekerja dengan benar. Ini untuk mengantisipasi, bila terdapat kerusakan, anda masih memiliki waktu untuk memperbaiki atau mencari alternatif solusi yang lain.

Saat anda men-set tampilan proyektor, sebaiknya jangan memakai slide-slide yang akan dipresentasikan. Disarankan untuk menyiapkan beberapa slide yang berfungsi sebagai “test-pattern” di halaman-halaman awal file presentasi anda.
Tips-tips dalam presentasi penelitian adalah catatan Prof.Hasegawa (Chukyo Univ) disampaikan ke anggota lab. Rangkuman tsb. bersumber dari artikel di Bio Nikkei business bulan November 2001, dan dimodifikasi berdasarkan pengalaman beliau sebagai peneliti di bidang medical imaging.

Nagoya, 20 September 2004

www.asnugroho.wordpress.com/

Read More